¿Qué es una Firma Digital o Electrónica?

Las Firmas Digitales o Electrónicas nacen de la necesidad de identificar con certeza jurídica a una persona física, que actúa de manera particular o en representación de un tercero.

Existen distintas Firmas que pueden ser utilizadas de manera Digital o Electrónica, esto puede ser confuso para la mayoría de los ciudadanos. Aún así, es importante poder diferenciar entre las existentes, ya que más temprano que tarde tendremos la necesidad de utilizarlas, y qué mejor que conocer lo necesario para no dejarnos sorprender.

En México la legislación actual reconoce el uso de distintos tipos de Firmas Digitales o Electrónicas, estas son otorgadas para ser utilizadas en los servicios o actividades de representación legal por medios electrónicos, con base en la legislación vigente de la materia de la cual se trate.

Existen distintas Autoridades Certificadores, que son entidades públicas y privadas, que pueden certificar la identidad del solicitante, con el objeto de garantizar que es quien dice ser.

Las Autoridades Certificadoras pueden ser organismos públicos como actualmente son el Banco de México – BANXICO, el Servicio de Administración Tributaria – SAT o el Poder Judicial Federal – FIREL, estos cuentan con normativas que los regulan para esta actividad y con la tecnología suficiente para ofrecer estos servicios de certificación, así como los trámites en los que les darán uso.

En el caso de las Autoridades Certificadoras privadas, la Secretaría de Economía cuenta con la capacidad de Acreditar y publicar en el Diario Oficial de la Federación – DOF a los Proveedores de Servicios de Certificación – PSC, que cumplen con la normatividad para ejercer la acreditación, que les permite generar certificados de identidad para actos jurídicos en distintas materias legales y con reconocimiento internacional.

Básicamente existen dos tipos de Firmas Digitales o Electrónicas, las cuales son para actos jurídicos particulares o de representación legal de un tercero, por ejemplo:

Ejemplo 1.– El Servicio de Administración Tributaria – SAT, genera una Firma Electrónica Avanzada para Personas Físicas con base en un registro documental y biométrico. La Firma Electrónica Avanzada para Personas Morales se realiza de manera documental únicamente, pero esta última no puede ser generada si el Representante Legal no cuenta con su Firma Electrónica Avanzada vigente, esto es porque la Firma Electrónica Avanzada de la Persona Física queda vinculada como representante legal, así como su identidad al realizar los trámites de certificación para obtener la Firma Electrónica Avanzada de la Persona Moral, ambos trámites se realizan de manera presencial y pueden inclusive realizarse el mismo día de manera consecutiva.

Ejemplo 2.– Los Prestadores de Servicio de Certificación acreditados ante la Secretaría de Economía, emiten Certificados para personas físicas únicamente, estos son. El Certificado de Identidad y el Certificado de Representación Legal, estos pueden ser generados de manera indistinta, me refiero que no es necesario contar con el Certificado de Identidad para poder solicitar el Certificado de Representación Legal, su registro es documental y presencial no se requiere un proceso biométrico a menos que el mismo solicitante lo indique, lo cual puede darse cuando la persona física actuará utilizando un Certificado de Representación Legal de un tercero.

De acuerdo con los Ejemplos, nos podemos dar cuenta que la normatividad en cada entidad gubernamental es tan distinta como su actividad, pero, aunque son distintas en su normativa el uso de estas Firmas Digitales o Electrónicas cuentan con el mismo reconocimiento en México gracias a la Ley de Firma Electrónica Avanzada.

Existen otros tipos de Firmas Digitales o Electrónicas como la Firma Simple, que es reconocida como prueba admisible y “en general aquellos medios aportados por los descubrimientos de la ciencia” en su Artículo 776 de la Ley Federal del Trabajo – LFT.

Artículo 776. Son admisibles en el proceso todos los medios de prueba que no sean contrarios a la moral y al derecho, y en especial los siguientes: I. Confesional; II. Documental; III. Testimonial; IV. Pericial; V. Inspección; VI. Presuncional; VII. Instrumental de actuaciones; y VIII. Fotografías y, en general aquellos medios aportados por los descubrimientos de la ciencia

Artículo 776 – Ley Federal del Trabajo

La Firma Simple de acuerdo con la Ley Federal del Trabajo – LFT vigente, en su Artículo 836-B subíndice “a)” indica específicamente que, para el desahogo o valoración de los medios de prueba ante la autoridad competente, se entenderá por:

“a) Autoridad Certificadora: a las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y a los prestadores de servicios de certificación que, conforme a las disposiciones jurídicas, tengan reconocida esta calidad y cuenten con la infraestructura tecnológica para la emisión, administración y registro de certificados digitales, así como para proporcionar servicios relacionados con los mismos;”

Artículo 836-B – Ley Federal del Trabajo

Este subíndice de la Ley Federal del Trabajo – LFT, nos deja ver que la Firma Simple para el uso en documentos Laborales es posible, siempre y cuando está Firma Simple sea emitida y generada por una entidad o dependencia pública o bien un Prestador de Servicio de Certificación – PSC como la misma Ley lo indica, es importante resaltar este punto para no correr riesgos innecesarios, al contratar servicios para firmado de nómina o documentos laborales que no cumplen con la normatividad.

Siguiendo con este ordenamiento jurídico, en este mismo Artículo 836-B pero ahora en su subíndice “k)”, se reconoce a la Firma Electrónica Avanzada del Servicio de Administración Tributaria – SAT como un elemento de prueba válido para firmar digital o electrónicamente documentos laborales.

“k) Firma Electrónica Avanzada: al conjunto de caracteres que permite la identificación del firmante en los documentos electrónicos o en los mensajes de datos, como resultado de utilizar su certificado digital y clave privada y que produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa;”

Artículo 836-B – Ley Federal del Trabajo

El uso de las Firmas Digitales o Electrónicas tiene como objetivo garantizar la identidad y reconocimiento de los firmantes, debiendo garantizar 3 principios básicos propios de un documento firmado digitalmente.

Donde la identidad del firmante es sólo una parte (1.- No repudio), otra parte, no menos importante, se refiere al mensaje de datos o documento (2.- Autenticidad) y su conservación en el tiempo garantizando su no alteración (3.- Integridad).

Esto lo desarrollaremos en el siguiente artículo con lo relacionado a la NOM-151 y su importancia para cumplir como prueba ficta ante un juzgado.

Medios Electrónicos

Definición:

“Mecanismo, instalación, equipo o sistema que permite producir, almacenar o transmitir documentos, datos e informaciones, incluyendo cualesquiera redes de comunicación abiertas o restringidas como internet, telefonía fija y móvil u otras.»

Diccionario panhispánico del español jurídico. (2020). https://dpej.rae.es/.